「データを消した直後に、ファイルが保存されてしまった！」。Google ドライブを使用していて、こんな風に焦ったことはありませんか？ この記事では、Google ドライブに保存したファイルの変更履歴を確認する方法と、復元方法について紹介します。
Google ドライブには自動保存と変更履歴がある
Google ドキュメントをはじめ、Google スプレッドシートやGoogle スライドには、 ファイルを自動で保存してくれる「自動保存」の機能があります。 作業中、画面上部に「保存しています」と表示されるのを見かけたことはありませんか？
自動で保存されてしまうので、念のため過去のバージョンを保存するために、作業日ごとにファイルをコピーし、バックアップをとっている人も、もしかしたらいるかもしれません。
しかし、 Google ドキュメントには自動保存した後も保存前の過去のデータが残っています。 保存される前のデータを閲覧したり、データを復元することももちろん可能です。もう、手動でバックアップファイルを作る必要はありません。
「いつ」「誰が」「どんな」変更を加えたのか確認できる
Google ドキュメントを他のメンバーと共有し、共同編集している場合、「この部分、いつ変わったんだろう？」など、修正された内容について疑問に思うことはありませんか。そんなときにも、誰がいつどんな変更を加えたのか、履歴を簡単に確認することができます。
最終編集が表示されている部分へカーソルを合わせ［変更履歴を開く］をクリックすると、変更を加えた日時と、変更を加えたメンバーが表示され、変更された箇所は色付きで表示されます。
過去のバージョンもワンクリックで復元できる
作業中、過去のデータに戻したい時に、［元に戻す］ボタンを利用されることも多いと思いますが、［元に戻す］ボタンはデータを一旦閉じてしまうと利用できない機能です。しかし、一旦閉じてしまったデータを戻したい場合も、あきらめる必要はありません。Google ドキュメントの 「変更履歴」機能を活用して、過去のバージョンに復元 しましょう。
データを閉じてしまった後でも、簡単に過去のバージョンのデータに復元でき、復元した状態から新たに編集することができるため安心です。作業日ごとにファイルをバックアップする必要はありません。
まとめ
- 自動保存されたデータでも、いつ、どんな変更が加えられのかを「変更履歴」で確認することができる
- 簡単に過去のデータに復元できるため、ファイルをバックアップする必要はない
会社でGoogle Workspace（旧G Suite）が導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、Google Workspaceの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、Google Workspaceの使い方や活用法を動画でレクチャーするeラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。
