コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークを実施する企業が増えている。
リモートワークは時間の有効活用、通勤電車によるストレス緩和といったメリットがある反面、経費精算や ミーティングスペースの手配など、従業員が普段やらない作業を発生させている。
ここで紹介する「SmartGo Staple」は、従業員による経費精算業務の負担を軽減するサービスだ。
■「SmartGo Staple」とは？
「SmartGo Staple」はNTTコミュニケーションズ （以下、 NTT Com）が提供する、備品調達等に関する経費精算業務の負担を軽減できるサービスだ。交通費申請・精算にかかる作業に加えて、備品購入などの調達業務をデジタル化して、従業員による経費精算業務の負担を軽減する。
料金は月額1,100円 /ID、初期費用 0円と、従業員が少ない企業でも導入がしやすい。
特徴は、下記のとおり。
〇交通費精算に伴う負担の減少
社用「モバイル Suica」 とシステムを連携させることで、 改札を通過 しただけで 自動的に交通費の申請が完了する。
従業員は交通費の立替、領収書原本管理、経費申請が不要。管理職は承認作業の大部分を自動化することができる。
経理担当者は、経路チェックの大部分を自動化、領収書原本管理、経費振込手続きが不要だ。
〇備品の購入など調達業務に伴う負担の減少
クレジット対応店舗、通販サイトで使用可能な法人プリペイドカードを従業員に支給。購入後は領収書の写真を撮ってア
プリで送信することで経費申請が完了する。
従業員は経費の立替、領収書原本管理、経費申請が不要。管理職は承認作業の大部分を自動化できる。
経理担当者は購入内容チェックの大部分を自動化、領収書原本管理、経費振込手続きが不要だ。
「SmartGo Staple」は、従業員・管理職・経理担当者の3者にとって、大きなメリットがある。
■経理担当者の業務を激減
「SmartGo Staple」を導入した企業の一例として、ここでは安田不動産を取り上げる。
安田不動産は、不動産開発業務や土地やビルの賃貸業務、不動産の仲介業務やコンサルティング業務などを行う総合不動産会社だ。同社経理部では、150名ほどいるスタッフの経理業務を行っている。
「SmartGo Staple」の導入を推進した経理部長 矢澤氏によれば、昨年12月に30アカウントからのトライアルを開始。2023年度の全社導入を目指し段階的に導入を進めている。
矢澤氏は数ある交通費精算システムの中から「SmartGo Staple」を選択した理由について、「導入の決め手は、モバイルSuicaのデータを活用できるという合理性でした。」と語った。
不動産開発を生業とする同社は、土地オーナーやクライアント等日常的に各所に赴く業務が多く、交通費の精算の煩雑さは何年も前から課題になっていた。従来の方式は、月に1度エクセルで行き先や金額の記載されたシートを作り提出するというものだった。
シートの作成に手間と時間がかかるため、若手社員から改善の要望が多く上がっていた。
交通費システムの導入は他部署でも検討されていたが、そのときに問題となったのが、「経理関連の知識や感覚がないと、処理が難しい」ということだった。
矢澤部長は、「他社では、モバイルSuicaではなくSuicaカードを支給して、その使用履歴を利用するというサービスが多いのですが、駅まで行って使用履歴を発行する必要があり、また、駅で定期的にチャージする必要もあります。当社は駅から少し離れていることもあり、それは簡便化の目的に対し本末転倒な手間だったんですね。
SmartGo Stapleは、スマートフォンとモバイルSuicaを活用した合理的なシステムということで、ほぼ一択でした。」と当時を振り返る。「SmartGo Staple」の導入前は非常に複雑だった交通費精算の作業が、導入後は大幅に激減したのだ。
矢澤部長は、「当社は電車だけでなくタクシーの利用も多く、タクシー等の場合はレシートを添付しなくてはいけないんです。レシートを精算票の後ろに糊付けするのですが、1枚の精算票に30枚くらいレシートが貼られており、それを起票担当者が電卓を叩きながら表とレシートを照合します。例えば開発部は約15人いるのですが、人によっては毎月3枚くらいの精算票提出があるため、照合作業が非常に大変でした。集計する人にとっては半日仕事で、それが約2０部署分ありますから、かかる時間と手間は相当なものでした。」と、経理担当者の作業を詳しく語ってくれた。
紙による精算が完全になくなったわけではないが、現在では、集計・照合作業は月一度20分程度で済むようになった。単純計算で半日×約20部署分の経理業務、99%が削減されたというわけだ。
■従業員の作業量は10分程度に
従業員の実作業は、どれほど緩和されたのだろうか？
入社20年目の松下氏は、「私の業務としては不動産開発及び管理で、日常的に仲介業者や土地オーナー、金融機関等とお会いしています。交通費の精算はほぼ毎日発生しており、今回の導入は有難かったですね。従来は、エクセル上で行き先と乗車駅、降車駅、金額を記入して管理していたのですが、やはり作業が追いつかなかったんです。毎月精算なので最低でも月1度、レシートを広げてスケジュールを見ながら記憶をたどるという作業が必要だったのですが、漏れも発生し間に合わなくて翌月の作業になることもある。やるとなると半日仕事になっていたのですが、その作業がなくなったのは非常に楽です。今は経費精算業務にかかる時間は10分ちょっとくらいです。」と語ってくれた。
「SmartGo Staple」の導入により、時間以外でも、「事務作業を行わなければならない」という精神的な負担が大幅に軽減されたという。
実は、経営側にも大きなメリットがあった。社員1人につき毎月半日分の人件費を削減することにつながったからだ。
「SmartGo Staple」は、事務処理にかかる時間の節約ができ、企業のコスト削減もできる。さらに従業員のコア業務への集中により、生産性の向上にもつながるだろう。
交通費や経費の精算業務に従業員の時間が費やされている企業は、トライアルから「SmartGo Staple」の導入を検討してみては如何だろうか。
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