新生活シーズン、初めての業務や新しい業務に就いている人も多いと思う。仕事をするうえで失敗は少ないに越したことはないが、人はそもそも間違いを犯すもの。
注意すれば避けられるミス、いわゆるケアレスミスを防ぐにはダブルチェックやトリプルチェックが効果的だ。
とはいえ、何度も繰り返すうちに漫然と手抜きになっていくのもまた人間の性。そこで筆者が、たった1500円で「もれ」「落ち」「見逃し」が激減した方法をシェアしたい。
・シヤチハタのスタンプ自販機「OSMO（オスモ）」
航空機のパイロットの例にあるように、ヒューマンエラーの防止には「チェックリスト」が効果的。原始的だけれど、リストと突き合わせてひとつひとつ確認するのがもっとも確実だ。
しかし市販のチェックリストは「□」だけ印刷されているものがほとんどで、自分で毎回項目を書かなければならない。
パソコンで作ってプリントアウトする手もあるが、在宅勤務の筆者は自宅にプリンターもコピー機もないので、大量に使いたいような場合には手間だ。
そんなときに見つけたのが、シヤチハタのオリジナルスタンプ作成サービス「OSMO（オスモ）」！
過去には佐藤記者が自分の写真をプリントしたオリジナルスタンプを作成していたが、もちろん文字でも作成できる。
設置店舗を確認してスタンプ本体（ホルダー）を購入するところからスタート。複数のサイズ・インクカラーがあるが、今回はある程度の大きさがあったほうがいいので、最大サイズ50×50mm（税抜1500円）の一択。
図案の作成は無料だ。スマホアプリもあるのだが使い勝手があまりよくないので、店頭に設置してあるマシンでデザインするのがおすすめ。どちらにしても、印面の刻印は店頭のマシンで行う。
プリクラのお絵かきの要領で、タッチペンを使ってフレーム、イラスト、文字などを自由に配置していく。
店頭で時間がかからないように、あらかじめ文面を考えて行くのがベター。文字サイズにもよるが、13文字×10行くらいは十分に配置できる。
あとは画面の指示に従って購入したホルダーをセットすれば、ほんの数分で印面が完成する。すごい！
・かなり実用的
この50mm×50mmという規格はスクエア付箋やブロックメモ用紙にもジャストサイズだ。付箋に押して、胸ポケットにペンと一緒に入れておくのもいい。
これは筆者が実際に使っているものだが、さすがシヤチハタの技術、小さな文字でもかなり鮮明に読み取れるのがわかると思う。
捨て紙、手帳、メモ用紙などに押して、作業を完了したらペンでどんどんチェックマークをつけていく。
チェックが終わったら破いて「ゴミ箱にポイ」も気持ちがいいし、ノートのようなものに押して記録として残してもいい。ものすごく仕事をしたような気がして、いい気分になれる。
わざわざスタンプでなくとも、スマートフォンやパソコンのアプリでもおそらく同じようなことはできるだろう。しかし、仕事中にスマートフォンをいじれない職種もあるだろうし、デジタルではなく「紙に書く」ことの思考整理効果はよく指摘される。
筆者の実感としても、スマートフォンをタップするという行為は、あまりに身近すぎて漫然としがち。だんだん反射的にタップするようになって手抜きが出てくる。筆記用具でチェックマークをつけるという行為が、確実性を上げている気がしている。
・もうひとつの利点
この方法にはもうひとつの利点がある。世にも恐ろしい「確認魔」になることを防げるのだ。
たとえばひとつの書類で書式は定型か、日付は入っているか、氏名の誤りはないか、などたくさんの項目をスピーディにチェックしなければならない仕事があったとする。
疲れてくると集中力がなくなり、作業をしているうちに「あれ、この項目見たっけ？」と心配になる。
戻ってチェックする → しばらくするとまた自分が疑わしくなる → 戻ってチェックする → 混乱してくる → エンドレス！
同じところを何度も読み返しては、しまいには全部間違っているような気がしてきて、いつまでも1件の仕事が終わらない、という事態に筆者はよく陥っていた。
しかしチェックリストを使うようになったことで、物質的なメモが残るので、同じところを何度もチェックするという時間の無駄がなくなった。
性格的なものもあるから、まったく共感できない人もいると思うが、完璧主義なところや強迫的なところがある人には特におすすめの方法だ。
・ケアレスミスと無縁に
ハンコなので、一度作成すると「作り直し」ができないのはデメリット。たとえば仕事の手順が毎回変わるようなものには向かない。また、約3000回押印可能だそうだが、インクの補充はできない。
しかし、どこにでも持ち歩ける自分だけのチェックリストが1500円で作れるというのは安いもの。少なくともこれを導入してから、重大な「もれ」「落ち」「忘れ」には陥っていない。ケアレスミスに悩んでいる人は、ぜひ試してみて！
