freee株式会社は、バックオフィスサービス「freee会計」における改正電子帳簿保存法（電帳法）の対応状況を発表した。全プランにおいて、2022年1月末までに対応を完了する予定だ。具体的には、法人向けのfreee会計では「ミニマム」「ベーシック」「プロフェッショナル」「エンタープライズ」、個人向けは「スターター」「スタンダード」「プレミアム」で対応する。いずれも追加料金は不要だ。
電帳法では、電子的に保存する帳簿や書類により「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分けられている。
電子帳簿等保存は、国税関係帳簿では、仕訳帳、現金出納帳、売掛金台帳、買掛金台帳、固定資産台帳、売上／仕入帳、国税関係書類の決算関係書類では、貸借対照表／損益計算書／棚卸表、国税関係書類の取引関係書類では、納品書／請求書／領収書／見積書／注文書／発注書、電子取引では、銀行明細／クレジットカード明細／電子マネー明細／決済サービス明細／ECサイト明細／電子書類などに対応する。
スキャナ保存は、紙の書類をスキャナやスマートフォンで読み込んで電子化したファイルを保存すること。アップロードしたファイルの訂正／削除の履歴機能を2022年1月にリリースする予定だ。
電子取引に関わるデータ保存は、メールに添付されたPDFファイルなど電子データを保存する方法。こちらも書類の訂正／削除の履歴機能と検索機能を2021年内に追加する予定。
また、freee会計は、クレジットカードの明細や銀行口座の履歴を取得する機能があるが、これはすでにデータの改ざんができない仕様になっている。
改正電帳法対応の「freee会計」を導入したら「難しい法律は理解しなくてもいい」
freeeが12月1日に開催した記者発表会では、このようなfreee会計の改正電帳法への対応について、同社の小泉美果氏（プロダクト開発基盤プロダクトマネジャー）が方針を説明した。
まずは「freee会計では全プラン改正電帳法に完全対応する」と説明。これは「ペーパレスを当たり前に使って欲しい」というfreeeの思いからだ。
しかし、「電子帳簿保存法は難しい法律」だという。「前職は総務省で12年間、法律や閣議決定とらめっこしてきたが、理解するのに1年かかった」というほどだ。
このような改正電帳法だが、freee会計は「法律は理解しなくてもいい」ということを前提に改良が加えられた。
なお、freee会計の国税関係書類は「優良電子帳簿」の要件を満たしている。これにより、申告漏れなどがあった際に課される過少申告加算税が5％軽減される。
また、ペーパレス化を行いたい企業に向けて、改正電帳法に対応したオンラインストレージサービス「ファイルボックス」を無償で提供する。通常のオンラインストレージサービスとは異なり、保存した書類には、OCRまたは手入力で日付・金額・取引先の3項目を付与する必要がある。
スマホアプリで完結できる「freee経費精算」で、まずは経費処理のペーパーレス化を
改正電帳法に対応するためfreee会計を導入すると、各種帳簿、スキャナ保存による紙の電子化、電子取引データの保存に対応した会計システムが利用できる。しかし、企業の会計システムの乗り換えはハードルが高い。そこで、ペーパーレス化を進めたいという企業には、まずは「freee経費精算」を利用することを提案している。
freee経費精算は、これまでfreee会計の機能の1つだったが、単体でも契約できるようになった。初期費用は無料で、料金は1ユーザーあたり月額500円（税別）。ただし、21ユーザー以上の契約が必要だ
freee経費精算は、レシートなどをスマートフォンやスキャナで読み込んで電子化するスキャナ保存に適合したサービス。多くの従業員が必要とする経費精算が電子化されることで、経理の負担軽減が期待される。
具体的には、現行法で経費精算を電子化する場合、申請から、経費を従業員の口座に振り込むまで、13の工程が必要だった。しかし、改正電帳法では、4つの工程で完了する。
記者発表会では、このfreee経費精算を使用したスキャナ保存について、従業員が領収証を提出し、上司や経理が承認するというデモンストレーションが行われた。
デモンストレーションで経費を精算するのは、愛媛県今治市にてリモートワークを行っている従業員。以前は、経費精算に必要なレシートは郵送していた。しかし、freee経費精算を使うと、スマートフォンで行える。
freee経費精算で経費を精算するには、アプリを立ち上げ、レシートを撮影する。台形に写るが、自動的に長方形に補正。OCRで金額を取得して、改正電帳法でスキャナ保存の際にファイルに付与することが義務付られた日付・金額・取引先をOCRまたはユーザーの手入力で付与。「申請」をタップすると申請が完了し、レシートは破棄できる。
申請された経費は、上司や経理のポータルサイトに表示され、申請内容を確認して承認すると、次の承認者に渡る。
このようにfreee経費精算は、従業員や経理の負担が減ると同時に「ユーザーは、電子帳簿保存法の改正を気にしなくてもいい」というメリットがあるとしている。