株式会社マネーフォワードは4月4日、クラウド型契約書管理サービス「マネーフォワード クラウド契約」の新機能として、「契約データ自動取り込み機能」の提供を開始したと発表した。国内で利用されている主要な電子契約サービスで締結された電子契約データを自動で取り込めるもので、電子契約の一元管理が容易になるとしている。
「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成、契約の申請・契約締結・保管・管理などの機能をクラウドで提供するサービスで、2021年5月に提供を開始した。紙の契約書を発行する際の印刷・押印・郵送などの手間や時間・コストを削減するほか、電子契約サービスの機能も備えているため、従来からの紙の契約と電子契約の一元管理による業務効率化を実現するという。
電子契約で効率化するはずが、新たな作業が発生しているのが実情？
電子契約では、紙とハンコに代わり、電子ファイルと電子署名によって契約を締結できるため、1）これまで2週間ほどかかっていた作業がオンラインで5分で完了する、2）印刷・郵送などのアナログ作業が減り、担当者の作業時間が5分の1になる、3）1通あたり1000円程度かかっていたコストがほぼ0円になる、4）契約書の保管場所のコストを削減でき、検索もオンラインで行える――などのメリットがある。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と株式会社アイ・ティ・アールが国内企業981社を対象に行なった「企業IT利活用動向調査2021」によると、2021年1月における電子契約の利用企業は67.2％に上り、2020年7月の41.5％から1.6倍に拡大した。コロナ禍による影響、ペーパーレス化の推進などにより、この間に契約のあり方が大きく変わったと言えるが、その一方で新しい課題も出てきたと、マネーフォワードの和田直樹氏（同社ビジネスカンパニー リーガルソリューション部 部長）は指摘する。
国内企業981社を対象に調査した電子契約の利用状況（一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と株式会社アイ・ティ・アールが2021年3月に発表した「企業IT利活用動向調査2021」より）
日本で提供されている電子契約サービスは現在、メジャーなところだけでも複数社あり、例えば「CloudSign」「GMOサイン」「DocuSign」「Adobe Sign」といった大手をはじめ、「マネーフォワード クラウド契約」など、クラウド業務ソフトの中の機能として電子契約サービスを提供しているものもある。取引先によって利用しているサービスが異なるほか、自社内でも部署などによってサービスを使い分けているなど、複数の電子契約サービスを併用しているのが実情だ。
このように複数の電子契約サービスが共存している状態では「契約業務のDXが進めば進むほど、管理すべき場所が散在してしまう」（和田氏）としており、企業によっては、これら複数の電子契約サービスから都度、電子契約書をダウンロード／インポートしたり、それらを管理するための台帳を運用したりするところもあるという。新たな業務が発生することで、電子化による業務の効率化どころか、かえって担当者の負荷が大きくなっている側面もあるわけだ。
こうした電子契約の普及に伴う課題を受け、管理の漏れも防止するために開発したのが、今回の新機能「契約データ自動取り込み機能」だ。他社の電子契約サービスからメールなどで受領する電子契約データも「マネーフォワード クラウド契約」内に自動で取り込むように設定することが可能で、国内で利用されている主要な電子契約サービスに対応しているという。契約締結が完了した時点で自動で取り込む仕組みとなっており、ダウンロード／インポートなどの手作業を行うことなく、複数の電子契約サービスの電子契約書を「マネーフォワード クラウド契約」で一元的に保管・管理できることになる。クラウド型サービスのため、保管容量もほぼ無制限で利用できるとしている。
「契約データ自動取り込み機能」は、「マネーフォワード クラウド契約」において基本料金内で提供されるが、「マネーフォワード クラウド」の個人事業主向けプランである「パーソナルミニ」「パーソナル」「パーソナルプラス」および中小企業向けのプランである「スモールビジネス」「ビジネス」の各プランには対応していない。